Para mim sempre foi muito gratificante fazer aquela correria nos dias de eventos. Por exemplo uma noite de louvor que meu grupo de oração estivesse organizando ou ainda algum retiro…
E é preciso dizer que podemos nos desgastar muito se não for feito com organização.
O correto é sempre fazer reuniões com antecedência. E o tempo ideal para essas reuniões depende muito da grandiosidade do evento, da experiência que você já tem com eventos, da quantidade de pessoas que irão trabalhar e assim por diante.
O mais importante é todos terem a consciência de que estamos trabalhando para Deus e por isso precisamos fazer com carinho e dedicação. Nada de corpo mole nessas horas. Nada de chegar 5 minutos antes do evento, achando que todo mundo já fez a sua parte. Nessas horas é preciso compromisso, zelo e cumplicidade.
Se todo mundo se doar o evento será lindo e maravilhoso.
Uma coisa que acabava comigo (fisicamente, emocionalmente e com isso um stress danado) era o fato de ficar o dia inteiro na correria, atrás de som, cuidando da limpeza do salão e outras coisas e ainda por cima chegar no horário para o início do evento. Aí eu fazia um esforço sobre-humano para conseguir ser pontual e de repente via outros irmãos chegando no horário que queriam, sem ao menos se preocuparem se tudo estava certo. Tudo isso é desgastante e acabamos descarregando em cima daqueles que menos culpa têm. Por isso, cuidado!
Meus irmãos, não deixem isso acontecer. Programem-se antes, façam tudo com carinho e organização.
Não queira fazer tudo sozinho. Dividam as tarefas e cobrem mesmo. Não podemos ficar com medo de ser chatos, caso contrário, colocaremos em risco o futuro do nosso evento ou festa.
Abaixo estão algumas dicas para organização de um evento, mas sempre lembrando que para cada realidade existe uma forma de trabalhar.
Dirigentes
Bom, a primeira questão é marcar uma reunião com o núcleo, ou seja, com os líderes, com aqueles que estão e estarão à frente do evento. Ali vocês decidirão as idéias principais do que deverá acontecer.
Em seguida, fazer uma reunião com todos os servos para explicar com tudo funcionará. Mas atenção: dependendo do evento o número de servos será muito grande, por isso talvez não seja possível fazer uma reunião com todos. Nesse caso, cada líder, cada coordenador de cada área será responsável em conversar com sua equipe.
Lembrando que não podemos jamais de esquecer a oração. Antes e após as reuniões, durante a semana em casa e em todos os lugares. É sempre bom lembrar do que está para acontecer e pedir para que Deus abençoe esse trabalho. E agradecer também pela oportunidade que o Senhor está nos dando, nos confiando algo tão bonito e tão importante.
É importante que todos os líderes tenham em mão o cronograma do evento, com os horários e o que irá acontecer.
Façam o possível para cumprir os horários, senão outros setores poderão ser atingidos, ainda que indiretamente.
Um papel também pode ser distribuído com o nome dos coordenadores envolvidos e telefones. Assim vocês podem ir se falando durante as semanas antecedentes ao evento.
Intercessão
Equipes de intercessão serão ótimas, pois estarão no combate espiritual, defendendo-nos para que tudo corra bem.
Aqui, dependendo da estrutura que se tem em mãos, poderão ser feitos atendimentos espirituais no próprio dia do evento. Imagine por exemplo tendas de orações ou simplesmente um lugar simples, com espaço para um bate-papo, onde os participantes partilharão suas dificuldades e receberão algum tipo de formação, sempre através de orações.
Uma dica bem interessante é não sobrecarregar ninguém, deixando cada pessoa responsável por uma área do evento. Por exemplo, um fica responsável pelo som e músicos, outro pode cuidar da decoração, outro ainda fica com o papel de contactar os pregadores, etc, etc… são muitas coisas, mas tudo depende do evento que será feito.
Acolhida
O ministério de acolhida nessas horas faz toda a diferença. Pois, muitos grupos fazem cadastros das pessoas que vêem ao grupo de oração, anotando endereços, telefones e emails. E nesta hora é uma ótima oportunidade enviar uma mala-direta, com o convite. Até mesmo uma simples ligação telefônica faz toda a diferença, pois a pessoa vai se sentir lembrada e querida.
Se no dia do evento você conseguirem cadastrar mais pessoas, melhor ainda. Assim serão mais convidados para o próximo evento!
Lembrar-se do público especial também, tal como idosos, deficientes, gestantes, etc… Certifique-se que há acentos para eles. Se há acesso para eles… imagine muitas escadas para um idoso, é complicado…
O som extremamente geralmente é desagradável ao público mais velho. Tenha caridade e discernimento. Será que é necessário colocar um som tão alto mesmo?
Pode ser papel da Acolhida a entrega de lembrancinhas aos participantes. Nesta lembrancinha pode conter o dia do grupo de oração ou horário da missa, etc.
Apoio
Equipes de apoio poderão ser formadas e o papel delas será justamente esse: ajudar os servos de todas as outras equipes, fazendo algum tipo de correria, indo atrás de alguma coisa que de repente está faltando, algo que precisa ser comprado, etc, etc.
Livraria
Barracas de artigos religiosos sempre serão bem-vindos, pois é uma grande oportunidade de evangelizar aqueles que não costumam vir à igreja.
Estabelecer alianças com outros parceiros costuma dar muito certo também. Por exemplo: convide uma comunidade de aliança para trazer sua barra e seus produtos de evangelização para venda.
Além disso, tente entrar em contato com lojas ou livrarias católicas, negociando uma possível consignação, onde em cima da venda vocês ganharão alguma porcentagem em cima. Assim a loja ganha com as vendas e a igreja ainda arrecada algum fundo.
Divulgação
Dependendo do papel a ser desempenhado será necessário uma equipe e não apenas uma pessoa. Imagine por exemplo quem ficar com a parte da divulgação, que é uma das mais importantes. Aliás, pecamos muito nessa questão, pois investimos tempo, as vezes dinheiro, tantas coisas…. fazemos um evento tão bonito, conseguimos trazer pessoas de fora para vir em nossa paróquia e de repente: poucas pessoas…
Este grande problema é a divulgação que não é bem feita ou que peca em alguns aspectos. Uma erro muito comum de se ver é a falta de uma pessoa para contato, como nome, telefone, email… isso quando não esquecemos de colocar o endereço do evento.
Tudo pode ser lembrado e pode ser usado na divulgação de nossos eventos: internet, emails, orkut… panfletos e cartazes… rádios (em especial católicas)… e até mesmo televisão, pq não? Tudo é uma questão de correr atrás, de se esforçar… Aqueles carros com alto falantes que passam pelas ruas também é bem interessante. Fazer camisetas, adesivos, tudo o que puder para que fique na memória das pessoas.
Crianças
Outra idéia bem legal é lembrar das crianças, de ter um cantinho especial para elas brincarem. O ministério que cuida dessas crianças poderão ajudar com muita eficiência nisso…. e uma coisa mais legal ainda é lembrar de deixar um cantinho para fraldários. Imagine que há mulheres com crianças de colo e que precisam trocar suas fraldas? Vai ajudá-las demais…. (hoje sinto isso na pele, pois meu filho ainda é um bebê….)
Som e Imagem
A decoração é super-importante e trará a idéia do ambiente em que estaremos inseridos. Invista mesmo na decoração, com imagens, cartazes e mais ainda: se for uma festa temática melhor ainda, pois seremos mais diretos ao alvo.
Se houver uma estrutura legal tentem gravar o evento ou partes dele, tais como pregações, momentos do show, depoimentos das pessoas, etc… e depois tentem vender ou distribuir para as pessoas.
Façam uma capinha legal para as fitas, Cds, DVDs e promovam ao máximo o grupo de orações de vocês, o ministério que fazem parte, mas principalmente a nossa igreja no qual tanto amamos.
Outras dicas gerais
Tenha ainda em mãos ferramentas de backup. O que é isso?
Imagine o seguinte: vc chamou um pregador de fora e na última hora ele dá um cano. E agora?
Se foi algo bem planejado você já deixou alguém (que pode ser do grupo ou não) como estepe, pronto para uma pregação surpresa, caso necessário.
Da mesma forma temos que fazer com a aparelhagem e som. Se possível, não use a força máxima que tiver em mãos, pois se uma caixa de som der problema por exemplo, você terá outra de reserva.
Eu sei muito bem que dificilmente alguém terá toda essa estrutura (e eu mesmo nunca tive), mas como citei no início são apenas dicas e sempre com o intuito de ajudar e clarear um pouco mais as idéias.
- A presença de um sacerdote, mesmo que rápida, sempre é muito boa, pois mostra nossa unidade e obediência com ele e com a igreja. Se for o caso, chame-o para fazer a abertura ou o encerramento com uma benção. Tenho certeza que ele vai se sentir feliz e importante com o convite.
- Trazer pessoas famosas também atrai um público fantástico, mas é preciso avaliar se financeiramente valerá a pena.
Eu mesmo já tive uma experiência triste onde conseguimos uma pessoa famosa, mas passamos um apuro danado para cobrir o valor cobrado.
- Agendem uma data que esteja de acordo com o conselho da paróquia, para não interferir com outras datas importantes.
- Deixar bem claro para onde o dinheiro será destinado. Essa é uma questão delicada e que infelizmente gera muitos problemas.
Se crermos em um Deus grande veremos um Deus grande. Se crermos em um Deus pequeno veremos um Deus pequeno.
Por isso, não tenha medo de ser ousado. Ousadia com discernimento!
Deus abençoe!
Jorge